Actu Axurit - Gérer son quota mail

Aujourd'hui la messagerie électronique est également devenue un espace d'archivage, usage pour lequel elle n'a pas été conçue. Son poids est donc volontairement limité, pour éviter la saturation du serveur, mais aussi pour alerter lorsque la taille habituelle est en voie de dépassement. Il est communément admis qu'une messagerie professionnelle usuelle est inférieure à 2 Go. Si la vôtre dépasse cette taille c'est peut-être que son organisation peut être améliorée. S'il n'est pas affiché dans Thunderbird connectez-vous au Webmail pour connaitre votre quota.

1 - Vider sa corbeille

La corbeille d'une boite mail n'est pas un espace de stockage. Elle permet comme sur l'ordinateur de supprimer les éléments tout en laissant un délai d'attente raisonnable au cas où le document serait utile.

Sur Thunderbird : Cliquer sur le menu --> Vider la corbeille.
 

Attention : certains dossiers "corbeille" sont parfois cachés. Pour les faire apparaître :

• Dans Thunderbird : Clic droit sur votre adresse --> S'abonner. Cocher le dossier Trash --> OK
• Dans le Webmail : Clic sur Gestion des dossiers --> Rechercher toutes les boîtes. Clic droit sur le dossier en italique Trash --> S'abonner

 

2 - Supprimer les pièces jointes volumineuses

Dans la liste de vos mails vous pouvez voir l'espace qu'ils occupent avec la colonne "Taille". Souvent, ils sont volumineux à cause de pièces jointes déjà enregistrées sur l'ordinateur. Vous pouvez conserver le mail tout en enlevant cette pièce jointe qui prend de la place inutilement.

Pour cela, faire un Clic droit sur la pièce jointe --> Détacher ...
 

 

3 - Voir l'espace de ses dossiers et de ses mails

Il existe un moyen simple pour mettre en évidence les courriels et dossiers les plus volumineux. Il suffit d'afficher dans Thunderbird la colonne "Taille" comme indiqué dans cette documentation rédigée par l'éditeur : https://support.mozilla.org/fr/kb/personnaliser-la-liste-des-messages
Pour les dossier, il faut souvent activer les colonnes avec Affichage --> Disposition --> Cocher "Colonnes du panneau des dossiers".

 

4 - Recommandations

Ce schéma vous présente le traitement qui devrait être fait pour chaque mail.

 

De même il est fortement recommandé de ne pas inclure dans le nom des dossiers des caractères accentués, des espaces (remplacés avantageusement par le tiret bas _ ou le tiret haut - ), ainsi que des caractères de ponctuation.
 

Enfin, des formations sont organisées chaque année par le Service formation continue des personnels (drh-formationpersonnel@univ-perp.fr - 04 68 66 20 29).

Mise à jour le 8 janvier 2024