Il est important de prendre en considération que le poids et l'impact de ces données ne sont pas uniquement virtuels. Ils sont aussi économiques et écologiques. En effet, dans son ensemble, le secteur du numérique engloutissait près de 10% de la production électrique mondiale en 2015. Les datacenters en accaparent 18%, selon une synthèse publiée fin 2017 par l'association négaWatt et reprise par le site GreenIT. Et cela ne fait qu'augmenter.
A l'échelle de l'UPVD, chaque utilisateur a sa part de responsabilité dans la gestion des données. Nous avons mis un système de quota en place à chaque fois que cela était possible afin que chacun puisse se rendre compte du stockage qu'il utilise. Ainsi l'action de demander par ticket l'augmentation de son quota devrait amener les questions suivantes :
- Pourrais-je supprimer ou alléger des documents que je stocke ?
- Ai-je des documents en double ? (Vous pouvez par exemple vider le dossier téléchargement ou rechercher les doublons avec Ccleaner ou Archifiltre)
- Certaines archives ne peuvent-elles pas être déplacées sur des supports externes ? (Par exemple les archives de plus de 10 ans se trouvant déjà dans un dossier archive)
- Mes données personnelles devraient-elles se trouver au milieu de mes données professionnelles ? (Par exemple ne stockez pas les photos de la grillade, des différents pots de départ, et les réunions zoom)
Attention avec les photos et les vidéos
Le graphique ci-dessous (stockage des espaces partagés) montre que 49 % de l'espace est pris par des fichiers audios et vidéos alors qu'ils ne représentent qu'1% en nombre de fichiers. Les données sont similaires avec les fichiers images.
- Réduire les images dans les documents Microsoft Office
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Dans tous les documents Microsoft Office (surtout Word et PowerPoint), le poids des images et des illustrations est rarement maitrisé. Cela implique que vous aurez tout le temps la qualité maximale, et donc poids maximal sur vos documents, alors qu'une qualité intermédiaire est souvent plus que suffisante.
Pour corriger cela, vous devez sélectionner n'importe quelle image de votre document. Dans l'onglet "Mise en forme", vous cliquez sur "Compresser les images" :
Décocher "Appliquer à l'image sélectionnée uniquement" et selon la destination du document Cocher Impression, Web ou Courrier. Sachant que le plus souvent La qualité Web convient.
- Eviter de scanner des documents pdf pour une simple signature
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En effet, un document scanné est plus lourd qu'un document pdf modifié. Et il y a les outils nécessaires dans la version gratuite d'acrobat reader pour remplir, un formulaire et pour le signer.
Dans la barre en haut cliquez sur le stylo plumePour remplir les cases d'un formulaire cliquer sur Ab puis sur le lieu ou vous devez saisir les informations puis sur le suivant, ...
Pour signer le document, vous devez d'abord ajouter une signature
La tracer ou importer une image
Puis la coller dans le texte
- Compresser les archives
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L'outil 7zip qui est déjà installé sur les postes standardisés. Il permet de compresser des dossiers et des documents :
Lien de Téléchargement : https://www.7-zip.fr
Le format 7z est le format qui permet de compresser au mieux les documents de type : .avi, .doc, .exe, .gif, .pdf et les fichiers hétérogènes.
Enfin, d'autres petites astuces peuvent être utilisés comme :
- Lorsque des fichiers de type image sont produits, le format JPEG doit être privilégié car il s’agit d’un format d’image compressé.
- Dans la mesure du possible le noir et blanc sera privilégié par rapport à la couleur.
- Si vous avez un logiciel pro de traitement des pdf (Foxit PhantomPDF ou Adobe Pro) vous pouvez compresser vos pdf (ou même faire de la reconnaissance de caractère, OCR, sur des documents scannées).
- Pour la réalisation de visuel les images en format vectoriel sont à favoriser aux images pixel.